In deze fase brengen we de huidige situatie (‘As-Is’) in kaart en definiëren we de probleemstelling gedetailleerd. Hierbij analyseren we welke kosten en baten verbonden zijn aan mogelijke oplossingen, geven we een eerste schatting van de benodigde tijdslijnen, en stellen we de bijbehorende kosten op. Het doel is een helder beeld van de huidige situatie en een goed onderbouwd overzicht van de oplossing die we nastreven.

Op basis van de resultaten uit de onderzoeks- en analysefase worden de requirements SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden) gedefinieerd en gecategoriseerd. Voor iedere requirement wordt een eigenaar aangewezen en een duidelijke onderbouwing vastgelegd. We kijken of een requirement essentieel is (Must Have), gewenst (Should Have), of optioneel (Nice to Have). De uitkomsten van deze fase dienen als input voor de productselectie en een eventuele Proof of Concept.

Wanneer een Proof of Concept vereist is om de gekozen oplossing te valideren, stellen we SMART-criteria op om te bepalen wanneer de PoC als succesvol wordt beschouwd. Ik begeleid de uitvoering van de PoC, houd alle stakeholders goed geïnformeerd en lever periodieke rapportages aan het management. Aan het einde van deze fase volgt een overzichtelijk eindrapport met de uitkomsten en aanbevelingen.

Indien relevant, kan er een pilotfase worden gestart waarin de gekozen oplossing met een geselecteerde groep eindgebruikers wordt getest. Deze pilot wordt uitgevoerd volgens SMART gedefinieerde acceptatiecriteria, waarbij ik ondersteuning bied in alle benodigde stappen om een gedegen validatie te garanderen.

Na formeel akkoord van de opdrachtgever starten we met het opbouwen van de projectbasis. Dit omvat een heldere definitie van de scope, budgetafspraken, samenstellen van het projectteam, en het bepalen van benodigde resources. Daarnaast wordt een eerste versie van de projectplanning opgesteld, een communicatieplan voor stakeholders ontwikkeld, en een overzicht gemaakt van aannames, uitgangspunten, en risico’s. Tot slot bereid ik de kick-off-sessie(s) voor om alle betrokkenen op één lijn te brengen.

In de realisatiefase wordt de installatie, migratie of andere gedefinieerde oplossing uit de scope uitgevoerd. Gedurende deze fase monitor ik de voortgang nauwgezet, stuur ik het projectteam aan, en zorg ik ervoor dat het project op schema blijft en binnen budget gerealiseerd wordt.

Na voltooiing van de installatie en eventuele migratie, vindt een formele overdracht plaats naar de beheerorganisatie. Deze fase omvat een evaluatie op basis van acceptatiecriteria die zijn opgesteld door de ontvangende organisatie. Zodra aan deze criteria is voldaan, wordt het project en de bijbehorende deliverables formeel overgedragen, waarmee het project doorgaans officieel wordt afgerond.

Afhankelijk van de projectbehoeften kan een nazorgfase worden ingevoerd na de transitie. Gedurende deze periode blijft het projectteam beschikbaar om de beheerorganisatie te ondersteunen en kennis over te dragen. De duur van deze fase wordt in overleg afgestemd om de organisatie optimaal te ondersteunen bij een soepele overgang naar het dagelijkse beheer.